Guida al servizio eGroups

Un servizio di ScuolaER per favorire il lavoro collaborativo e cooperativo nella comunità scolastica. Cosa sono, le loro caratteristiche, il loro utilizzo

Da oggi con eGroups la comunità scolastica ha a disposizione un nuovo strumento per la gestione di progetti comuni, per condividere idee, documenti, immagini, per elaborare ricerche e studi frutto di un lavoro di gruppo.

ScuolaER eGroups permette di condividere e lavorare a progetti comuni tramite sistemi e strumenti di comunicazione evoluti.

Cosa offre il servizio eGroups

• Messaggi: inviare, ricevere e archiviare messaggi
• Documenti: pubblicare e condividere documenti
• Immagini: salvare e condividere immagini, creare album fotografici
• Agenda: segnalare eventi, condividere appuntamenti 
• Sondaggi: attivare sondaggi come strumento di lavoro
• Help desk: un sistema di supporto attivo agli utenti

eGroups attivati su ScuolaER

Prima di creare un nuovo eGroup e/o di scegliere di partecipare ad uno di quelli già presenti si consiglia di dare un'occhiata agli eGroups già attivati su ScuolaER.

Ci sono tre modi per cercare e visualizzare i gruppi presenti su ScuolaER. 

1. Per una visione complessiva cliccando sulla voce Elenco dei gruppi si apre una pagina con l'elenco di tutti gli eGroups attivati.
2. Per una visione mirata cliccando su una delle categorie presenti in elenco categorie si possono vedere tutti gli eGroups attivati sotto quella categoria.
3. Per una visione ristretta si può utilizzare il motore di ricerca che va a cercare sia nel titolo che nel testo di presentazione di ciascun eGroup.

Come creare un eGroup

Per creare un eGroup su ScuolaER bisogna eseguire le seguenti operazioni:

• Registrazione: cliccando sulla voce registrati
• Digitare il nome del tuo gruppo
• Selezionare la categoria di appartenenza
• Descrivere brevemente le caratteristiche del gruppo. Una piccola presentazione che sarà sempre visibile e che apparirà nell’elenco di tutti gli eGroups di ScuolaER.
• E’ molto importante una presentazione efficace per avvicinare più utenti possibili al vostro gruppo.
• Dati di accesso: viene richiesto l’inserimento di una user della    psw e della e-mail. Molto importante che l’e-mail sia quello di uso corrente perché farà da filo diretto tra il capogruppo e tutti gli utenti appartenenti al gruppo.
• Dati Personali del Capogruppo: vengono richiesti dati come nome e cognome, la professione, la scuola e la classe, città e provincia e un numero di telefono fisso o cellulare.
• E’ importante che il numero sia corretto perché una volta inviata    la richiesta di registrazione, prima che si proceda con l'attivazione del gruppo, verrai contattato telefonicamente dalla redazione di ScuolaER, al numero indicato all’atto di registrazione.
• Una volta confermato la presa in visione dell’INFORMATIVA per il trattamento dei dati personali per il servizio eGroups e acetato le  CONDIZIONI GENERALI DEL SERVIZIO cliccare sulla voce Registrati.

Dopo la telefonata daparte della redazione riceverete una e-mail con oggetto:

Benvenuto nel servizioeGroups di ScuolaER contenente i dati di accesso alla gestione del vostrogruppo.

Vi siete registrati...e adesso al lavoro!

Come lavorare e gestire un eGroup

Dopo aver ricevuto i parametri di accesso, il capogruppo per prima cosa deve definire le regole di gestione del gruppo appena creato, ovvero:

• definire se un navigatore qualsiasi può avere accesso o meno ai messaggi del gruppo
• definire i permessi riguardanti le caratteristiche di gestione e partecipazione al gruppo degli iscritti.

I permessi possono essere modificati anche in un secondo momento, nel caso in cui cambiano le esigenze di partecipazione dei componeneti del gruppo.

Il secondo passo è quello di scegliere e pubblicare un'immagine rappresentativa del vostro gruppo, in mancanza il sistema mette automaticamente un'immagine di default. Cmq niente paura, è possibile inserire un'immagine rappresentativa del vostro gruppo anche in un secondo momento.

Una volta entrato nel sistema di amministrazione del proprio gruppo, il  capogruppo troverà un area di lavoro suddivisa in tre parti:

Menù del gruppo

Quest’area permette di gestire i contenuti pubblicati o da pubblicare come messaggi, documenti, album fotografici e l’agenda. Da quest’area il capogruppo può creare e gestire dei sondaggi, stabilire le caratteristiche e le regole del gruppo, gestire gli utenti iscritti, attivare i nuovi utenti in attesa di ammissione al gruppo e communicare, tramite la funzione “Invia una e-mail al gruppo”, con tutti gli utenti iscritti e partecipanti al gruppo.

Informazioni
L’area informazioniè composta da una scheda che offre le seguenti informazioni al capogruppo:

• Numero di iscritti al gruppo
• Data di creazione del gruppo
• E dà la possibilità al capogruppo di iscrivere direttamente degli utenti nel suo gruppo.

Spazio disponibile

ScuolaER mette a disposizione di ciascuna categoria allegati, album fotografici e documenti 20MB di spazio libero. Nell’area “Spazio disponibile”, è visibile in qualsiasi momento lo stato di avanzamento dello spazio occupato da allegati, album fotografici e documenti.

Come diventare membro di un eGroup

La procedura d'iscrizione è molto semplice. Per prima cosa bisogna individuare il gruppo che più si avvicina alle vostre esigenze. Dopo di che basta spedire una e-mail di richiesta al gestore del gruppo scelto, cliccando sulla voce Richiesta Ammissione e compilando un modulo in cui inserire i vostri dati personali e indicando le motivazioni per le quali si vuole far parte di quel gruppo. Il capogruppo valuterà la vostra richiesta e ammetterà o meno la vostra iscrizione al gruppo. In tutti e due i casi vi arriverà una e-mail di conferma. In caso di ammissione nella e-mail di conferma troverete oltre ai credenziali di accesso al eGroups anche le regole stabilite dal capogruppo per poter lavorare in quel gruppo. D'ora in poi siete membri del gruppo da voi scelto e ci sarà un filo diretto tra voi, gli altri membri e al capogruppo